3269 - Assistant.e du secrétariat général
PDF Document Télécharger en PDF
Informations générales
Catégorie(s) C
Filière(s) FILIERE ADMINISTRATIVE
Cadre(s) d'emploi(s) Adjoints administratifs territoriaux
Pôle POLE DYNAMIQUES TERRITORIALES
Secteur géographique Pays de Rennes
Localisation Géographique RENNES
Structure hiérarchique SG POLE DYN TERRITORIALES
Présentation
Présentation Vous êtes à la recherche d’un nouveau challenge professionnel en harmonie avec vos valeurs ?

Le Département d’Ille-et-Vilaine prépare le monde de demain en œuvrant pour une société plus juste et plus écologique. Avec près de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous engager dans des projets motivants dans des domaines d’activités variés. Nous rejoindre, c’est intégrer une collectivité de 4250 femmes et hommes entreprenants, dynamiques et innovants.

Nous recrutons une assistant·e de direction pour le secrétariat général du pôle dynamiques territoriales.

Ce pôle est chargé de conduire la mise en œuvre des compétences du Département en matière de solidarités territoriales et de porter des missions transversales pour l’ensemble de la collectivité dans le domaine de l’appui aux territoires, du développement durable, de l’observation des territoires, de l’économie sociale et solidaire.
Il est composé de :
- La Direction du Pôle et du Secrétariat Général,
- La Direction Équilibre des territoires qui porte les fonctions transversales d’observatoire du territoire, d’appui aux territoires, de pilotage des partenariats, et les politiques d’aménagement du territoire (habitat, numérique, tourisme et économie sociale et solidaire).
- La Direction de la Transformation Écologique qui porte les fonctions transversales de développement durable ainsi que les politiques d’agriculture, d’environnement et d’aménagement foncier.
Par ailleurs, ce pôle est l’entité de rattachement des agents départementaux mis à disposition du l’établissement public de coopération environnementale (EPCE) LABOCEA sur les sites de Combourg et Javené (environ 40 agents) et le secrétariat général assure à ce titre leur suivi administratif (carrière, recrutements…).
Description du poste
Fonctions En tant qu’assistant·e admisnitratif·ve, vous intègrerez l'équipe du secrétariat général du Pôle Dynamiques territoriales composée de 7 agents. Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale de pôle, vous assurerez à titre principal son assistance ainsi qu’un appui au coordinateur Ressources humaines et logistique.
Missions générales À ce titre vous assurerez les missions suivantes :

Missions générales :
1- Au titre des missions d’assistance administrative :
- Gérer l’agenda de la secrétaire générale ainsi que l’accueil physique et téléphonique des partenaires.
- Être garant·e des échéances (ex : conception rétro-plannings) et de la qualité des écrits (notes à la Commission Permanente, notes internes, courriers…).
- Réceptionner, trier et réorienter le courrier de l’ensemble du pôle, diffuser la documentation et les informations dans les directions et services.
- Réaliser des travaux bureautiques : rapports, comptes-rendus, tableaux de suivi…
- Préparer et organiser les réunions animées par le secrétariat général (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles).
- Réaliser la gestion administrative des avancements de grade/ promotions internes des agents du pôle.
- Établir les commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

2- Au titre des missions d’appui au coordinateur RH et logistique :
En liaison directe avec le coordinateur RH et logistique l’assistant.e. apporte un appui sur les fonctions de RH déléguée en réalisant les missions suivantes :
- Assurer les tâches liées aux recrutements dans l’outil informatique (création des demandes, des jurys, convocations et courriers)
- Suivre la réalisation des entretiens d’évaluation annuelle au sein du pôle et de LABOCEA et veiller à l’intégration des comptes-rendus dans l’outil Neeva.
- Accueillir les nouveaux arrivants (élaboration du planning d’accueil avec les services concernés, réalisation d’un article de présentation pour la page Intranet du pôle…)
- Recenser les besoins des services en matière de ressources humaines
- Apporter une réponse RH de premier niveau aux agents mis à disposition de LABOCEA, ainsi qu’à l’équipe de direction de cet EPCE
Missions spécifiques À titre subsidiaire vous assurez le remplacement ponctuel de l’assistante du Directeur Général de Pôle et vous gérez avec elle les projets suivants :
- Organisation logistique et matérielle des évènementiels du pôle tels que la journée de pôle (recherche d’activités, devis, bons de commandes).
- Mise à jour et animation de la page intranet du pôle
- Animation du réseau des assistant·e·s du pôle
- Mise à jour de l’organigramme et les répertoires / annuaires du pôle, suivi des effectifs
- Classement / archivage pour la direction du pôle.
Spécificités du poste Vous assurerez une supervision de l’accueil du bâtiment Cucillé 1 (organisation des fermetures, remplacements), pour garantir la continuité du service et participe au dispositif de remplacements ponctuels existant.

Au Département , nous vous proposons de nombreux avantages vous permettant la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle :
- des plages de travail variables avec une prise de poste entre 07h30 et09h30 et un départ entre 16h30 et 19h00.
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont un cycle qui vous ouvre droit à 47 jours de congés / RTT + 2 jours de fractionnement.
- le télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sous réserve des nécessités de service.
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département).
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage).
Liaisons fonctionnelles - Nos Directeur·trice·s, chef·fe·s de service et assistant·e·s du Pôle et de LABOCEA, des autres pôles et agences départementales
- Les assistant·e·s de la Direction générale des services, de la Direction Assemblée, affaires juridiques documentation, des élu·e·s
- Notre Direction des ressources humaines et plus spécifiquement le service recrutement mobilité
- Notre Direction des moyens généraux
- Nos différents partenaires
Informations spécifiques offre Internet Ce poste est ouvert aux agents titulaires,. Les personnes relevant d'une autre filière que celle du poste peuvent déposer leur candidature.
En cas de recrutement, celui-ci donnera lieu à un détachement et/ou une intégration.
Vous venez du secteur privé, vous pourrez sous conditions bénéficier d'un recrutement direct.

Pour postuler, nous vous invitons à nous transmettre :
- une lettre de motivation
- un CV
- un arrêté de situation administrative pour les titulaires,
- votre inscription sur liste d'aptitude si vous êtes lauréat.e du concours d'adjoint administratif.

Rémunération à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse
Document complémentaire
Profil requis

Connaissances -Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l’informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique, Nuage.
- Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale d’envergure ou portez un intérêt particulier à la fonction publique territoriale et à l’action départementale.
Formation Idéalement issu·e d’une formation supérieure en secrétariat ou assistant·e.
Niveau de diplôme
Aptitudes requises - Autonome, vous organisez votre travail en tenant compte des priorités/délais et savez prendre des initiatives
- Rigoureux·se et disposant de bonnes capacités rédactionnelles vous êtes attentif·ve à la qualité des productions ainsi qu’au respect des délais.
- Doté·e de solides qualités relationnelles vous êtes à l’aise pour communiquer avec différentes catégories d’interlocuteur·trice·s tout en faisant preuve de discrétion dans le traitement de dossiers sensibles.
- Réactif·ve, vous êtes en mesure de vous adapter aux imprévus et de gérer des urgences.
- Doté·e d’une capacité d’analyse, vous faites preuve de capacités d’anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
Expériences Une expérience antérieure significative sur des fonctions d’assistance de direction constituerait un atout supplémentaire.
Niveau d'expérience
Informations complémentaires
Contacts Avant de candidater, informez-vous sur le poste et ses différentes missions. Nous serons ravi·es d’échanger avec vous.

Nos contacts :
Pour vos questions sur le poste :
- Madame Isabelle LEVREL – secrétaire générale du pôle dynamiques territoriales: 02.99.02.20.04

Pour vos questions RH :
- M. François NACKAERTS - Coordinateur RH du pôle dynamiques territoriales au 02.99.02.20.07. francois.nackaerts@ile-et-vilaine.fr
- Mme Corine BARIL - Chargée de recrutement et conseillère en projet professionnel au 02.99.02.30.85
Date de fin publication Web 20/08/2026