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Fort de sa croissance soutenue, Poste Habitat Rhône-Alpes recrute un Assistant d’opération H/F au sein de notre Agence de Lyon.
En charge notamment des missions suivantes susceptibles d’évolution :
Administratif, juridique et financier
• Constituer et mettre en forme les dossiers de présentation au comité d’investissement ;
• Constituer les dossiers de demande de financement ou de subvention ;
• Préparer des documents de demandes d’agréments de financements aidés ;
• Suivre et mettre à jour des indicateurs et tableaux de synthèse pour les accords et garanties d’emprunts, prêts, subventions en collaboration avec la Direction Financière du Groupe ;
• Mobiliser les subventions avec les demandes d’acomptes au fur et à mesure de l’exécution des travaux;
• Suivre la mise en place des contrats de prêts et les demandes de versement en relation avec les services financiers ;
• Suivre les opérations en phase de réalisation : préparation et suivi des avenants aux commandes et marchés, préparation des actes spéciaux de sous-traitance, saisie des commandes, et marchés enregistrement des factures et des situations de travaux des entreprises et transmission au service comptabilité …
• Gérer les conventions avec les services concédés (Eau, Gaz, Electricité, Téléphone) ;
• Recueillir les éléments pour la clôture budgétaire des opérations avec le récapitulatif de l’ensemble des dépenses et des recettes .
Assistance et suivi interne
• Renseigner des outils de suivi de l’activité du service (outils spécifiques ou liés au progiciel ULIS) ;
• Réceptionner, transmettre et filtrer les communications (téléphoniques, mails) ;
• Rédiger les courriers, les comptes rendus, les diffuser ;
• Organiser matériellement les réunions de la Maitrise d’Ouvrage et avec le service de Gestion Locative et en établir les comptes rendus ;
• Assurer le classement de la documentation technique et des dossiers ;
• Assister l’équipe pour les prises de rendez-vous, l’envoi ou la constitution de dossiers;
• Gérer le parc automobile;
• Gérer les commandes de fournitures. |