Au sein du pôle Attractivité, la Mission relations publiques, rattachée au Secrétaire général de pôle, assure l’ensemble des missions liées au protocole, aux réceptions et, plus largement à l’accueil du public et des publics spécifiques (délégations, étudiants, entreprises…).
Le responsable de cette Mission a la responsabilité des réceptions de tous niveaux (cocktails, buffets, accueils café,…) impliquant du service, du dressage, du montage et du démontage. Il.elle a en charge la conception et le pilotage des réceptions et évènements protocolaires organisés par Plaine Commune, dans le respect des préséances et règles protocolaires.
Il.elle investit toutes les dimensions d’un véritable projet pour l’accueil, au sens large, positionnant cette fonction comme un levier d’amélioration de l’image du territoire et contribuant ainsi à renforcer son attractivité.
Il.elle pilote et organise l’exploitation des espaces du rez-de-chaussée (hall d’accueil, hall et salle du conseil), en lien étroit avec la Direction des bâtiments et de la logistique.
Le.la responsable de la Mission Relations publiques encadre les agent.e.s de l’accueil, le.la chargé.e du protocole et des évènements et les agents de service
Au-delà de ces missions, si des nécessités de service ou un contexte d’urgence l’exigent, l’agent pourra ponctuellement être amené à exercer des missions qui dépassent le périmètre de son poste.
Rattachement hiérarchique du poste : Secrétaire général de pôle
Activités principales
Définir et animer un projet pour l’accueil
- Travailler un projet complet pour l’accueil physique et téléphonique, avec les agent.e.s concerné.e.s : enjeux, objectifs, organisation, aménagement, amélioration des conditions de travail, montée en compétences… avec pour corollaire une amélioration de la mobilisation et du service rendu
- Veiller à la continuité du service public
- Concevoir et mettre à la disposition des agent.e.s d’accueil tous les éléments d’information nécessaires à l’information et à l’orientation des usagers
- Organiser la remontée d’information pour leur permettre de maîtriser au mieux les éléments nécessaires à une bonne compréhension / appropriation de la vie de l’institution et du territoire
Planifier, concevoir et accompagner les réceptions et évènements
- Organiser la remontée des informations pour disposer d’un planning prévisionnel permettant l’anticipation
- Planifier l’organisation des évènements, dans l’objectif du bon déroulement des opérations
- Veiller au relais assuré par les villes ou par les directions organisatrices en termes de mise en œuvre
- Mettre en place, le cas échéant, les dispositifs complémentaires nécessaires par externalisation
- Assurer un lien permanent avec le service Communication externe pour la conception des invitations / supports de communication et s’assurer de leur diffusion dans les délais de rigueur
- Assurer une bonne transversalité entre les actions pilotées par la Direction de la Communication et de la promotion du territoire et l’action des directions territoriales et/ou des villes, en définissant et en mettant en place des lieux et des méthodes de coordination appropriées
- Organiser et contrôler le planning d’intervention des agents de service
- Organiser le travail du.de la chargé.e du protocole et développer avec lui.elle un projet de gestion / animation des espaces du rez-de-chaussée
- Assurer la validation des invitations auprès des partenaires et institutions publiques
Créer un cadre précis, organisé et sécurisé pour l’ensemble des manifestations
- Retravailler les critères et clés d’entrée du fichier Protocole et veiller à son actualisation permanente
- Assurer la relation avec les partenaires institutionnels et les différentes autorités pour les accueils protocolaires
- Faire respecter la législation sur la sécurité, aussi bien pour le public que pour les prestations
- Rédiger des didacticiels, tutoriels pour permettre un usage sécurisé et permanent des équipements techniques
- Formaliser des documents à partager sur les règles et pratiques à adopter dans l’organisation des réceptions et évènements
Assurer l’encadrement et gestion administrative de la Mission
- Gérer les commandes en prenant appui sur le.la chargé.e de mission Protocole
- Préparer le budget et suivre l’exécution budgétaire
- Rédiger / piloter les marchés publics de la Mission, en particulier les marchés Traiteur et Evènementiel
- Encadrer les équipes au quotidien, assurer la continuité du service et accompagner la montée en compétences des agent.e.s
- Encadrer l’agent de service qui assure le service des salles de réunion et bureau de la Direction générale, du Président et du Cabinet et organiser son remplacement, en cas de nécessité.
Nombre d’agents encadrés : 6
Catégorie A : B : 1 C : 5
