Mission /Finalité :
Au sein du Pôle Ressources et organisation de l’administration, la direction de la transformation pilote et anime les dispositifs, les projets et démarches permettant, dans un cadre commun, une transformation des pratiques au sein de l’administration, au bénéfice de tous les publics (élus, agents, usagers) et pour plus d’efficacité. Elle s’appuie pour cela notamment sur les leviers de la transformation digitale.
La direction de la transformation, créée en 2021, s’articule autour d’un service Ressources et ingénierie documentaires et de trois missions:
- mission courrier,
- mission conseil en organisation,
- mission dynamiques collectives et communication interne.
Le service Ressources et ingénierie documentaires, composé de 4 agents, est en charge de la collecte, de la conservation et de la diffusion de l’information professionnelle ainsi que du déploiement des méthodes et outils de gestion des documents au sein de la collectivité, en interface avec les enjeux numériques et d’organisation. Les effectifs dédiés à ce service sont susceptibles d’évoluer à moyen ou long terme en fonction des besoins.
Au sein du service Ressources et ingénierie documentaires, l’archiviste a pour mission de participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique documentaire de l’établissement. A ce titre, en lien avec le/la chef.fe de service, il/elle assure le conseil des services producteurs, la sélection et la collecte des archives, leur traitement archivistique ainsi que leur communication. Il/elle est garant.e de la bonne gestion des magasins de conservation. Il/elle seconde le/la chef.fe de service et participe à la vie de la direction et aux actions transversales qu’elle mène, notamment en lien avec les projets de dématérialisation. Il/elle assure l’administration fonctionnelle de quelques applicatifs.
Au-delà de ces missions, si des nécessités de service ou un contexte d’urgence l’exigent, l’agent pourra ponctuellement être amené à exercer des missions qui dépassent le périmètre de son poste.
Rattachement hiérarchique du poste : chef.fe du service Ressources et ingénierie documentaires
Activités principales
Mise en œuvre de la politique documentaire :
- Assurer une veille juridique et technique.
- Conseiller et sensibiliser les services producteurs d’archives.
- En lien avec les services producteurs, élaborer, actualiser et mettre à disposition des outils de gestion documentaire (tableaux de gestion, plans de classement, fiches méthodologiques).
- Assurer la préparation et la prise en charge des versements et les éliminations d’archives en lien avec les services de l’établissement, au siège et dans les services déconcentrés (unités territoriales).
- Assurer la bonne gestion des procédures réglementaires en lien avec les Archives Départementales, notamment en matière de contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques.
- Procéder au traitement archivistique des fonds (tri, classement, analyse, indexation, reconditionnement).
- Assurer la bonne gestion des flux et des magasins de conservation (entrées, conservation préventive, récolements, refoulements).
- Participer à l’accueil et à l’orientation des lecteurs. Répondre aux demandes de recherches.
Missions transverses et projets :
- Proposer et faire valider les orientations de la politique d’archivage de Plaine Commune.
- En lien avec le/la chef.fe de service, participer à l’accompagnement des projets de dématérialisation de l’établissement.
- Participer à la passation et au renouvellement des marchés publics du service
- En lien avec le/la chef.fe de service et la direction des systèmes d’information ((DSI), participer au pilotage et à la conduite du projet de gestion électronique de documents (GED) et aux réflexions sur un futur projet d’archivage électronique.
- Proposer et mettre en place des actions de valorisation des fonds d’archives et de documentation de Plaine Commune.
Activités occasionnelles
- Contribuer à la continuité du service en l’absence de collègues et/ou du-de la Responsable
