Mission /Finalité :
Le Secrétariat Général du Pôle une Fabrique de la Ville Durable est un soutien au DGA dans la fonction pilotage des ressources. Le Secrétariat Général du Pôle doit notamment dans ce cadre avoir un rôle pivot dans les fonctions Financières, Commande Publique et Ressources Humaines. Il assure également un soutien à l’ensemble des Directions opérationnelles du pôle en les accompagnants dans toutes les dimensions ressources et en assurant le lien fonctionnel entre les Directions, le DGA et les directions Ressources. Plus particulièrement, le Secrétariat Général du Pôle assure :
- l’animation des réseaux ;
- la coordination dans le cadre du dialogue de gestion financier et RH ;
- le partage de l’information ;
- la poursuite de l’évolution des outils en soutien à l’activité ;
- l’harmonisation des outils, des règles et des procédures
Le Secrétariat Général du Pôle joue une part active dans le principe de subsidiarité et plus particulièrement :
- Il joue un rôle pivot dans le partage du cadre des Ressources Humaines, des Finances et de la préparation et de l’exécution budgétaire et comptable ;
- Il joue un rôle de relais d’informations, de coordination entre les Directions opérationnelles et fonctionnelles. Dans ce cadre il assure le suivi de la bonne mise en œuvre des processus et des outils des fonctions administratives.
Le Secrétariat Général du Pôle participe ou organise de nombreuses réunions, reçoit les collègues des Directions opérationnelles. Il est donc nécessaire que le service dispose d’une ASSISTANTE pour la tenue des agendas, l’accueil et aider à organiser les suivis liés à l’accompagnement des Directions.
Au-delà de ces missions, si des nécessités de service ou un contexte d’urgence l’exigent, l’agent pourra ponctuellement être amené à exercer des missions qui dépassent le périmètre de son poste.
Rattachement hiérarchique du poste : Responsable du Secrétariat Général du Pôle une Fabrique de la Ville Durable.
Activités principales:
Missions principales
• Organise les réunions et prise de rendez-vous : tenue des agendas, réservations de salles, convocations,
• Assure l’accueil téléphonique, prise de messages, orientation
• Assure la gestion du courrier, reproduction, classement et archivage de documents
Missions spécifiques:
• Assure l’exécution et le suivi budgétaire du budget de la DGA
• Assiste le Secrétaire Général du Pôle dans le cadre du suivi RH du Pôle (tableaux de bords, suivi de la masse salariale,…)
