Gestionnaire administratif.ve et financier.re bâtiments et moyens généraux

Mission /Finalité :

Sous la responsabilité du responsable administratif et financier au sein de la direction des bâtiments et des moyens généraux, l’agent aura pour mission le conseil technique, l’expertise comptable, le suivi et le contrôle des procédures budgétaire et comptable des marchés publics et conventions multiples auprès de la direction.

 Activités/tâches principales :

 1. Traitement comptable des dépenses et recettes :

• Validation des bons de commande, engagement des dépenses et des recettes,
• Enregistrement et suivi des factures,
• Pré-mandatement et émission des titres de recettes,
• Rejets de factures, traitement des rejets du Trésor public,
• Création de tiers et gestion des relations avec les tiers (trésorerie, fournisseurs),
• Suivi de l’exécution des marchés (suivi des seuils, des périodes), codification des MAPA1,
• Traitement des virements de crédit, préparation des documents justificatifs nécessaires aux décisions modificatives, traitement et suivi des opérations de fin d’année (rattachements),
• Rédaction de courriers et certificats administratifs,
• Classement et archivage papier et numérique des pièces comptables.

2. Exécution des marchés publics / conventions :

• Suivi, gestion et contrôle de l’exécution comptable et financière des marchés publics, des conventions multiples pour les secteurs d’intervention (exécution comptable, main levée de garantie, suivi des cautions en lien avec la direction de la commande publique, actualisation des marchés, questions financières diverses)
• Appui et expertise dans l’exécution financière des marchés publics et conventions multiples de la direction: Alertes, expertise des clauses financières, conseil et assistance aux chefs de projet, aide à la résolution de litiges en lien avec les chefs de service (courriers, relances et mises en demeure, …, ),
• Participation au bilan et évaluation des marchés publics pour une optimisation de la commande publique (clauses financières, …) en lien avec les chefs de service et la direction de la commande publique.
• Suivi des conventions de mutualisation avec les Villes : gestion des factures, appui dans l’analyse des mémoires, participation aux groupes de travail, mise à jour des documents
• Assurer le suivi des baux immobiliers : paiement des loyers et charges, suivi des échéances, reporting
• Recensement des marchés, suivi des échéances et système d’alerte

3. Préparation et Exécution budgétaires, Exécution financière et comptable :

• Aide à la préparation budgétaire (notamment dans la cohérence des documents), aide au suivi et contrôle de l’exécution et modifications budgétaires pour les services de la direction (en investissement et fonctionnement)
• Coordination des procédures budgétaires et comptables au sein de la direction et en lien avec la direction des finances et les chefs de service
• Suivi financier des opérations du PPI par les tableaux de bord de gestion.
• Conseil et assistance technique aux services, expertise comptable
• Appui à la constitution des dossiers nécessaires au versement des subventions après notification (lien entre les services de la direction et le service budget), suivi de l’avancement des travaux des opérations subventionnées.

 4. Suivi Administratif et RH

• Vérification et suivi des congés maladie, congés annuels et congés exceptionnels
• Gestion et suivi de la médecine du travail, des accidents du travail et des maladies professionnelles
• Vérification des heures supplémentaires, des astreintes, des indicateurs de présence
• Rédaction et suivi des rapports disciplinaires, des absences injustifiées.
• Recollement des évaluations et élaboration du plan de formation
• Gestion et suivi des dossiers de recrutement
• Relations régulières avec les différents services ressources humaines
• Pilotage du dispositif d’astreinte : Elaboration, ajustements et vérification des plannings et payes
• Suivi des dossiers d’assurance (véhicules, DO). En lien avec la Direction des Affaires Juridiques et des assurances
• Rédaction de comptes rendus de réunion, de courriers et de notes
• Appuyer le responsable de régie dans les tâches administratives
• Participation aux réunions concernant les deux services

 Activités occasionnelles :Déplacements sur le territoire