Au sein d’un service chargé de piloter l’activité de la commande
publique, veillant à la sécurité juridique et à la qualité des contrats
sur les enjeux économiques, environnementaux et sociaux, le (la)
gestionnaire administratif des contrats assure une mission
d’accompagnement des procédures de passation et d’exécution des
contrats. Ainsi, sous la responsabilité du (de la) responsable de la
cellule administrative de la commande publique, en lien avec les chargés
de marchés, et au sein d’une équipe composée de plusieurs
gestionnaires, il (elle) contribue à l’ensemble du processus de
passation et d’exécution des contrats en veillant à leur sécurisation
juridique.
Sa bonne maitrise des processus de passation des contrats lui permet de
renseigner les directions opérationnelles sur les principaux points de
procédure de passation et d’exécution. Il (elle) veille à actualiser ses
connaissances dans les domaines dont il (elle) a la charge. Il (elle)
assiste les chargés de marchés dans toute la phase de programmation, et
de passation des contrats, gère la phase administrative post attribution
et assure le suivi de la vie du marché.
MISSIONS :
Domaine 1 – Renseigner et conseiller les directions opérationnelles
- Renseignement sur les principaux points de procédure de passation et les phases post attribution
- Participation à la création et à la diffusion des outils à destination des directions opérationnelles (guide, outils de suivi, groupes de travail)
Domaine 2 – Appuyer les chargés de marchés dans les phases de programmation et de passation des contrats
- Appui à l’élaboration des calendriers prévisionnels
- Gestion de la phase d’ouverture des plis et de vérification de la complétude des plis remis par les candidats
- Gestion des échanges dématérialisés avec les candidats et des notifications,
Domaine 3 – Gérer les processus administratifs d’attribution et de conservation des contrats et pièces annexes
- Rédaction des actes d’attribution et des courriers associés, en lien avec les chargés de marchés
- Mise en œuvre et contrôle des process de signature papier et numérique des pièces de contrats
- Télétransmission des dossiers à la préfecture
- Organisation de la gestion documentaire et archivage des pièces des contrats
Domaine 4 – Assurer le suivi administratif de l’exécution des contrats
- Saisie des données dans le logiciel de gestion financière
- Suivi de la transmission des pièces à la DGFIP et des questions soulevées dans le cadre du contrôle opéré
- Réalisation de la publication des données essentielles des marchés et du recensement économique de l’achat public
- Contrôle et traitement administratif des actes de sous-traitance, des avenants, des actes relatifs aux garanties et cautionnement des contrats
- Suivi des reconductions
